Stay-in gesprek: extra aandacht voor collega’s

Medewerkers van Franciscus ziekenhuis kunnen ’s avonds gerust een belletje krijgen van de voorzitter van de Raad van Bestuur met de vraag hoe het met ze gaat op het werk. Deze extra aandacht, buiten de geijkte gesprekken, draagt bij aan het welzijn, de tevredenheid en het behoud van medewerkers, vertellen Niels Honig, Marjolein Vogel en Ilse de Gier enthousiast.

Niels is voorzitter van de Raad van Bestuur, Marjolein is zorgmanager Interne Geneeskunde en  Ilse is loopbaanadviseur bij de afdeling Mens en Organisatie. Zij vertelt dat er al langer zorgen waren over het tekort aan medewerkers binnen de ziekenhuisbranche en het hoge verloop.

“De cijfers over de aanwas op de arbeidsmarkt waren niet rooskleurig en we wilden heel graag naast de jaargesprekken en de exitgesprekken, een gespreksvorm vinden waarin de focus zou liggen op het behoud van onze medewerkers.” Dat leidde tot ‘stay-in’ gesprekken. Twee keer per jaar belt een groep medewerkers uit diverse lagen van de organisatie en met verschillende functies, – van de Raad van Bestuur, leden van HR en OR en leidinggevenden – random en zonder kennis van persoonsgegevens, medewerkers op en gaan met hen het gesprek aan. Niels is een beller van het eerste uur. “Het gesprek kan gaan over kleine ergernissen, zoals prullenbakken die niet tijdig geleegd worden. Maar er kunnen ook grote issues besproken worden en alles wat daar tussenin zit. Die verscheidenheid in de gesprekken, vind ik juist zo waardevol en leuk.”

De aanpak van het ‘stay-in’ gesprek

Bij aanvang van het telefoongesprek wordt aan de medewerkers verteld dat Franciscus graag van hen hoort wat zij nodig hebben om vitaal en met plezier aan het werk te blijven. “We stellen vragen langs drie pijlers: verbondenheid, competentie en autonomie. Zo vragen we onder andere of medewerkers zich voldoende gewaardeerd voelen, of we talenten voldoende benutten, of we aansluiten bij ontwikkelwensen en of zij zich thuis voelen in hun team.”  Alle drie vertellen ze dat medewerkers het enorm waarderen om gebeld te worden met deze oprecht geïnteresseerde vragen. “We maken eigenlijk nooit mee dat iemand niet wil praten”, zegt Ilse. Niels merkt ook op dat een dergelijk ongedwongen telefoontje een heel ander type gesprek oplevert dan een jaargesprek op afspraak waar medewerkers zich op voor moeten bereiden. “Dit is ongedwongen, niet verplicht en je mag het overal over hebben. “Op de anoniem verkregen input uit de ‘stay-in’ gesprekken worden analyses gehouden en de resultaten geven inzicht in verbeterpunten. “Het mes snijdt aan twee kanten: de medewerkers waarderen de oprechte interesse en wij houden feeling met wat er speelt op de werkvloer”, aldus Niels.

Het goede gesprek

Omdat deze aanpak – onverwacht, ongedwongen, oprechte aandacht – zo goed werkt en medewerkers het zeer waarderen, zijn er nu ook decentrale mini ‘stay-ins’ op afdelingsniveau. “Deze persoonlijke gesprekken vinden fysiek plaats en zijn dus niet anoniem zoals wel het geval is bij de centrale ‘stay-in’ gesprekken. Maar de insteek is hetzelfde: medewerkers laten vertellen waar zij tegenaan lopen in het werk, wat zij graag zouden willen en hoe we hen kunnen behouden”, vertelt Marjolein. Ilse merkt op dat de oprechte belangstelling ook in deze vorm bijzonder gewaardeerd wordt. En dat dit instrument goed helpt om in teams bij te kunnen sturen en verloop te voorkomen. “Deze gesprekken leveren belangrijke informatie op”, zegt Marjolein. “Zoals waar ontwikkelingsmogelijkheden liggen, hoe de samenwerking met leidinggevenden en in het team wordt ervaren en hoe de werk-privé balans verbeterd kan worden.”

Verloop kun je voor zijn

Wat bij Franciscus goed werkt, kan ook in andere ziekenhuizen goed werken, denken Niels, Ilse en Marjolein. “Tevreden medewerkers zijn de kern van een succesvolle organisatie”, zegt Ilse. Niels vult aan: “We gunnen dit elk ziekenhuis. Het draagt bij aan het behoud van collega’s. Ga het proberen, ervaar het zelf, kopieer ons voorbeeld… We delen onze ervaringen graag!”