Naar overzicht
  • inspiratie
Het TOP gesprek in een nieuw jasje

Het TOP gesprek in een nieuw jasje

Het ‘oude jaargesprek’ onderging een metamorfose in het Maasstad ziekenhuis. Met als doel: het voeren van het goede gesprek.

Teammanager poli allergologie en reumatologie in het Maasstad Ziekenhuis Lydia Terpstra vertelt over de aanleiding tot verbetering van het jaargesprek dat in dit ziekenhuis het TOP gesprek heet. Deze afkorting staat voor ‘Tijd voor Ontwikkelen en Presteren’. Lydia: “Toen ik nog geen leidinggevende functie had, vond ik het jaargesprek niet zo prettig. Het was een lijstje afvinken, meer niet. Daar liep ik later toen ik leidinggevende werd ook tegenaan, het heeft weinig inhoud. Het voelde als een verplicht nummer. Ik voerde hier met HR meerdere gesprekken over en liet weten dat ik graag mee wilde helpen om het gesprek te verbeteren. Niet alleen voor leidinggevenden, maar ook voor de medewerkers natuurlijk.”

In december startte er een korte pilot waar teammanagers drie weken de nieuwe manier uitprobeerden van het TOP gesprek. Deze nieuwe manier is minder gericht op beoordelen, meer competentiegericht en er is gekozen voor een open gespreksvorm met ondersteuning van de gesprekskaart. Lydia: “Na de pilot volgde een evaluatie en de bevindingen daaruit namen we mee in de verdere ontwikkeling van de nieuwe opzet. Er zijn nu al verschillende gesprekken op de nieuwe manier gevoerd. Het blijkt dat hoe vaker je een gesprek aangaat, hoe meer dingen je verneemt die in de oude opzet nooit aan bod kwamen.”

Overzichtelijk

Daisy van Berkel is secretaresse van de poli reumatologie en zit in Lydia’s team. Ook zij is positief over de nieuwe opzet van het TOP gesprek. “Het oude format kostte erg veel tijd om in te vullen. Het waren veel vragen en vrij algemeen van aard. De nieuwe opzet is lekker overzichtelijk. Op één pagina met ruimte waar je kort en bondig aan kunt geven waar je het graag over zou willen hebben.” De gesprekswijzer en de gesprekskaarten werden een vast onderdeel van de nieuwe opzet. Ze worden meegestuurd bij de uitnodiging van het jaargesprek. Het is aan de medewerkers zelf of ze er gebruik van maken. Lydia: “Medewerkers kunnen zich hierdoor beter voorbereiden op het TOP gesprek. Ze staan er veel bewuster in en we merken dat het gesprek beter verloopt. Medewerkers hebben nu zelf ook meer regie op het gesprek.”

Prettig en open

Lydia vertelt dat ze zelf de gesprekskaart niet standaard gebruikt. “Zelf ben ik goed thuis in gesprekstechnieken omdat ik een achtergrond heb als medisch maatschappelijk werker. De nieuwe aanpak maakt het op zichzelf al een stuk interessanter en diepgaander, ik ‘zie’ nu veel meer van de medewerker. De medewerkers zijn nu veel opener over wat hen bezighoudt. Ik denk dat dit zeker een preventieve invloed kan hebben op bijvoorbeeld uitval. Wat ook prettig is, is dat na het gesprek er automatisch, door het AFAS systeem waar we in werken, wordt gevraagd wanneer er een vervolggesprek plaatsvindt. Dat zorgt ervoor dat ik met veel medewerkers halverwege het jaar nog een gesprek heb ingepland. De precieze termijn bepalen we samen.”

Bespreekbaar maken

Daisy kreeg bij de uitnodiging voor het jaargesprek ook de gesprekswijzer, een quick scan van vijftien vragen, meegestuurd. “Voor mij was het niet nodig om de gesprekswijzer in te vullen omdat ik wist waar ik over wilde praten en ik dit keer niet veel bijzonderheden had. Ik kan me echter wel voorstellen dat de gesprekswijzer een fijne tool kan zijn. Bijvoorbeeld wanneer je het moeilijk vindt om iets bespreekbaar te maken.” Ook Daisy is erg positief over de eenvoudige manier waarop er een vervolgafspraak ingepland kan worden. “Mijn jaargesprek had weinig bijzonderheden en toch is het prettig dat er een nieuwe afspraak is ingepland. Lydia is nog niet heel lang werkzaam op onze afdeling en dan is het fijn als je elkaar iets vaker spreekt. Een formele afspraak is toch anders dan wanneer je elkaar tegenkomt op de afdeling. Je gaat er echt even voor zitten, en tegelijkertijd hoeft het niet lang te duren.”

Tip

“Voor sommige collega’s kan de open structuur wel spannend zijn”, merkt Lydia op. “Collega leidinggevenden die niet zo thuis zijn in gespreksvoering, kunnen wellicht wat ondersteuning gebruiken om daar beter in te worden. Ik merk zelf dat als je minder stuurt, je de mooiste gesprekken krijgt.” Dit is dan ook Lydia’s tip voor ziekenhuizen die aan de slag willen gaan met het goede gesprek: “Maak het minder gestructureerd, want dan ontstaan open gesprekken. De medewerkers komen dan met een andere energie binnen. Gooi de gesprekken open.”