Dit online platform heeft als doel medewerkers te ondersteunen bij een gelijkwaardige dialoog tussen leidinggevende en medewerker over duurzame inzetbaarheid. Samen écht in gesprek gaan over onderwerpen als werkplezier, vitaliteit en ontwikkeling. Je vindt hier allerlei artikelen en middelen die je hierbij kunt gebruiken.
Om duurzame inzetbaarheid goed op de kaart te zetten is een lange adem nodig. Ook doseren is belangrijk: wel er alles aan doen om het goede gesprek op gang te brengen, maar medewerkers niet overvoeren. Bij ziekenhuis Nij Smellinghe in Drachten herkennen ze de dilemma’s. Wat daar goed werkt? Onder meer het inzetten van een jaarkalender met herkenbare themablokken en het inzetten van ambassadeurs. Daarnaast is het belangrijk het onderwerp dicht bij de medewerkers te brengen, bijvoorbeeld met een vitaliteitscheck.
Duurzame inzetbaarheid van medewerkers is al veel langer onderdeel van het beleid bij Nij Smellinghe, zegt Dianne Jongsma. Zij is adviseur M&O (Mens&Organisatie). “Om goede zorg te leveren heb je vitale medewerkers nodig die direct en indirect ook de zorg kunnen leveren”, benadrukt Dianne. “Inzetten op preventie en zorgen dat je gezond en vitaal blijft, vraagt dus continu aandacht.”
‘Welk cijfer geef jij je werkgeluk?’
Die aandacht geeft het ziekenhuis op verschillende manieren, met een belangrijke rol voor het goede gesprek. “Want het begint ermee dat het over werkgeluk mag gaan”, zegt Dianne. “In de relatie tussen leidinggevende en medewerkers, maar ook in teams en tussen collega’s onderling. Het goede gesprek over gezondheid en vitaliteit is een belangrijke basis.”
Dat zie je ook terug in het functioneringsgesprek bij Nij Smellinghe. “We noemen dat het medewerkersgesprek, en daarin hebben vitaliteit en werkgeluk ook nadrukkelijk een plek”, zegt Dianne. Dat begint al bij de eerste vraag, namelijk: welk cijfer geef jij je werkgeluk en waarom? “De ervaring leert dat dit een héle andere opening biedt aan het gesprek”, zegt Dianne. “Als je bijvoorbeeld moet praten over waarom je verzuimt, is dat heel kwetsbaar. Om toch die diepere laag aan te boren, helpen dit soort vragen heel erg. Maar denk ook aan vakinhoudelijke ontwikkeling. Daarover vragen we bijvoorbeeld: welke ontwikkelingen zie je in je vak, en wat betekent dat voor jou?”
Toestroom naar activiteiten groeit
De afgelopen tijd is er rondom duurzame inzetbaarheid nog méér in gang gezet bij Nij Smellinghe. Dat is mede te danken aan het aanstellen van een projectleider duurzame inzetbaarheid: Ammedee Klijn. “We hebben veel mensen in beweging gebracht”, zegt Ammedee over het eerste jaar. “Je merkt dit in de toestroom naar activiteiten. Verder hoor ik terug dat het stimuleren van het goede gesprek medewerkers ook motiveert om opener te zijn over hun inzetbaarheid en dat collega’s zich kwetsbaarder durven op te stellen. Dus dan merk je dat het leeft.”
Zo heeft Ammedee tijdens de Dag van de Mantelzorg talloze kaartjes rondgebracht die medewerkers aan elkaar konden sturen. Kaartjes met de kreet ‘Je bent een zonnestraal’. “Het was heel bijzonder om te zien wat het doet, die onderlinge aandacht. Sommige mensen kregen wel vijf kaartjes, omdat collega’s wisten dat diegene thuis een lastige situatie had”, zegt Ammedee. Dianne: “Dat is hele mooie aandacht, dat is cultuur beïnvloeden.”
‘Dit is geen koffie, dit is zelfzorg’
Eén van de eerste evenementen die Ammedee op touw heeft gezet, is een grote ‘pop-up’ in het ziekenhuis. En later nog een. Tijdens deze medewerkersevenementen zijn er allerlei activiteiten, maar ook koffiemomenten met het bestuur. Ook hebben M&O-medewerkers met twee gesprekscoaches een ronde gemaakt langs afdelingen van het ziekenhuis, om actief het goede gesprek aan te gaan. Naast koffie, thee en smoothies hebben ze ook andere originele gespreksstarters uitgedeeld. Zoals een thermobeker met het opschrift ‘Dit is geen koffie, dit is zelfzorg’. In die beker zitten dan weer prikkelende vragen om medewerkers even aan het denken te zetten. Bijvoorbeeld: ‘Met hoeveel energie ga je na een werkdag weer naar huis?’ en ‘Hoe ziet jouw ideale werkdag eruit?’ Of: ‘Wat helpt jou tijdens het werk om op te laden?’
Kortom: vragen om zo laagdrempelig mogelijk een ‘ander’ gesprek te voeren. “De kunst is dat het steeds even gaat over hoe het met je gaat in de koffiekamer, dat er een gesprek ontstaat tussen collega’s”, zegt Dianne. En dat werkt, zegt Ammedee. “We merkten dat het veel meer ging leven.” Dianne merkte dat ook tijdens de ronde langs afdelingen. “Ik voel mij altijd een beetje bezwaard als ik naar een afdeling toe ga, omdat ik soms het gevoel heb dat je collega’s stoort in hun werk met patiënten. Maar ik vind het opvallend hoe welkom je bent, en het is ontroerend hoe open mensen zijn. Je krijgt in korte tijd de mooiste gesprekken.”
Jaarkalender helpt als rode draad
Zo’n medewerkersevenement helpt dus om het goede gesprek aan te wakkeren. Maar de duurzame inzetbaarheid echt verbeteren is een zaak van lange adem en het onderwerp continu onder de aandacht houden. “Tegelijkertijd moet je een gedoseerd programma aanbieden”, zegt Dianne. “Want medewerkers hebben soms het gevoel dat ze dit ‘erbij’ moeten doen. Als iemand die al een probleem heeft met de werk-privébalans een workshop werk-privébalans moet gaan doen, denkt diegene al snel ‘oh nee, ook dát nog’. Dus dat is ook nog onze zoektocht geweest: je moet niet gaan irriteren, maar je moet het onderwerp wel steeds aandacht geven en onderdeel maken van het dagelijks werk. Dat is een uitdaging voor alle ziekenhuizen, en daarom biedt de StAZ ook een mooi platform om van elkaar te leren. We hebben ook veel gehad aan het lerend netwerk van de StAZ en de betrokkenheid van de adviseurs van Qidos. Zo leren we van de ervaringen van andere ziekenhuizen en kunnen we snellere stappen zetten in ons vitaliteitsprogramma Sterk in je Werk.”
Wat voor Nij Smellinghe goed werkt bij het doseren én borgen van de aandacht voor het onderwerp is een heel praktisch hulpmiddel: een jaarkalender. Dat dwingt ook om lange lijnen uit te zetten. Elke vier maanden focust het programma voor medewerkers op één thema: ontwikkeling, werkgeluk of gezondheid. De jaarkalender koppelt de afdeling M&O dan weer aan het leiderschapsprogramma voor leidinggevenden, zodat iedereen met dezelfde thema’s bezig is. “We richten het programma voor medewerkers slim in, en sluiten als het past bijvoorbeeld ook aan bij landelijke themaweken”, legt Ammedee uit. “Daarbij bieden we ook steeds dezelfde initiatieven aan: elk blok een masterclass en een webinar, twee keer in het jaar grote evenementen voor medewerkers. Zodat het herkenbaar is en zodat het ook meer onderdeel wordt van de cultuur van het ziekenhuis.”
Vitaliteitscheck bij je eigen collega’s
Om het onderwerp voortdurend op de agenda te houden is een aanjager als Ammedee en een ambassadeursgroep binnen het ziekenhuis cruciaal. Ook noemt Ammedee het van groot belang dat het bestuur de visie uitdraagt dat het goede gesprek belangrijk is. “Daardoor wordt het ook in het ziekenhuis normaler om erover te praten. Het creëert ruimte om het gesprek te voeren.”
En die ambassadeurs, dat is óók heel praktisch. Een verbinding die zo voor de hand ligt dat je het bijna over het hoofd zou kunnen zien. “Prehabilitatie is een belangrijk thema in ons ziekenhuis. Dat gaat erom dat de patiënt fysiek en mentaal zo fit mogelijk de operatie ingaat”, legt Dianne uit. “Dus wij hebben professionals in huis die hier verstand van hebben. Dat loopt natuurlijk volstrekt parallel met hoe wij aankijken tegen de vitaliteit en gezondheid van medewerkers. Daar proberen we relaties te leggen.” Zo heeft de afdeling fysiotherapie een vitaliteitscheck ontwikkeld voor medewerkers. Dianne: “Collega’s gaan naar een collega-fysiotherapeut om een vitaliteitscheck te doen, naar het lab om bloed te prikken en het cholesterol te meten, krijgen een persoonlijk gezondheidsadvies en gaan daarmee aan de slag. Van die mogelijkheid maken heel veel medewerkers graag gebruik. En dat zijn óók ambassadeurs van duurzame inzetbaarheid.”
Volg een herkenbare lijn om duurzame inzetbaarheid voor de langere termijn onder de aandacht te houden. “Ik zou er sowieso altijd een langlopend programma aan koppelen met een naam”, zegt Ammedee. Dat zorgt ervoor dat medewerkers de activiteiten zien als één logisch geheel. Onder de herkenbare lijn ligt een visie op duurzame inzetbaarheid, die evidence based is. Deze visie is een basis is voor verschillende beleidsonderdelen, waardoor er integratie en versterking ontstaat.
Breng het onderwerp dicht bij de medewerkers. Dianne: “Wat wij hebben geleerd: ga op zoek naar de behoefte van de medewerker en kom dichtbij. Dat betekent: naar afdelingen gaan, zorgen dat er iets in de koffiekamer is om het gesprek te starten… laat het op zo veel mogelijk plekken terugkomen. En dat dan lang volhouden.”
Zoek naar een goede dosering van de aandacht voor het onderwerp. En weeg ook duidelijk af wanneer je iets aanbiedt op basis van de behoefte van medewerkers en wanneer je als HR-afdeling zelf een onderwerp etaleert.